sangat banyak peralatan kantor yang sering kita gunakan , nah untuk
anda yang baru memasuki suatu kantor , dan tidak mengenal alat dan
fungsinya , disini akan dibahas tentang fungsi dan cara menggunakan alat
tersebut, semoga bermanfaat ,
Mesin Faximile
fungsinya : Untuk pengiriman data-data yang kita butuhkan, juga
digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai
sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.
Cara menggunakan :
- Menghidupkan/turn on mesin fax
- Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax
akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.
- OPEN COVER/OUT OF PAPER buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.
- PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin
fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak
ada pemotong hanya keluar kertas saja.
- langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang
tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol
sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti
mesin sudah siap untuk digunakan.
- Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax
Cara Pengiriman ada dua cara :
1
. Manual
- siapkan dokumen yang akan dikirim
- masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
- angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
- masukan nomor fax tujuan
- apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
- mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
- dan display X DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen
*cara ini digunakan bila nomer yang dituju
belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set
dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus
sebagai nomer telefon.
2
. Otomatis
- siapkan dokument yang akan dikirim
- masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
- masukan nomer tujuan dan tekan start
- mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
- dan display X DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen
**cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.
1. Manual
cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax
dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE
MODE.
Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan
apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan
pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan
kiriman akan dicetak.
untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan
mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan
handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.
2. Otomatis
cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup
aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on” atau pada posisi FAX ONLY.
1. Mesin Scanner
Fungsinya : hampir menyamai mesin fotokopi. Mesin fotokopi hasilnya
dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya
ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat
dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus
yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.
Cara menggunakan :
Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan dahulu kabel scanner yang
sudah disediakan, terhubung antara mesin scanner dengan komputer
melalui port USB, mempelajari user manual scanner, menghidupkan
komputer. Selain itu pastikan software driver untuk scanner sudah
terinstal. Penggunaan scanner pada dasarnya hampir sama dengan
penggunaan mesin photocopy. Namun hasilnya tidak langsung berupa hard
copy melainkan view di layar monitor. Cara penggunaan scanner lebih
kepada cara menindai menggunakan scaner. Berikut saya sampaikan cara
menscan object.
- Nyalakan scanner kemudian letakkan dokumen yang dipindai pada lensa Setelah software scanner (program OCR Omni Page Pro).
- Jalankan Scansoft Omnipage Pro kemudian lakukanlah setting : proses, bahasa, sumber, deskripsi, metode export.
- Klik Start & proses pemindaian berlangsung.
- Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai.
- Simpanlah file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan.
- Nyalakan scanner & letakkan gambar di atas lensa.
- Jalankan program Arcsoft Photostudio 2000 (atau program pengolah gambar lainnya).
- Importlah gambar dengan mengklik icon scanner kemudian tekan tombol scan & proses pemindaian berlangsung.
- Editlah hasil pemindaian bila perlu, kemudian tekan tombol clear agar bisa menyimpan.
- Dari menu file pilih save as dan pilihlah tipe format gambar hasil pemindaian
2. Mesin Penghancur Kertas
Fungsinya : Sebagai alat pemusnah dokumen rahasia yang ramah
lingkungan dengan kata lain tidak ribet dan dokumen tidak perlu di bakar
sehingga akan menimbulkan polusi udara bagi lingkungan sekitarnya.
Cara menggunakan:
- Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
- Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong
- Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.
2. Mesin Fotokopi
Fungsi : mesin ini berfungsi untuk menduplikasi Dokumen penting yang anda perlukan dan untuk mencetak pekerjaan percetakan.
Pengoperasian Mesin Fotokopi :
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
4. Tekan tombol cetak (start)
5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF